Les Carrés DCG - DCG 8 - Systèmes d'information de gestion - 7e - 132

PARTIE 2 - La structuration et le traitement de l'information dans les organisations
APPLICATION CORRIGÉE (d'après un sujet d'examen)
Océane Loisirs est une association, de type loi 1901, qui propose aux familles havraises des activités périscolaires pour les enfants, après
l'école, le mercredi et pendant les vacances scolaires.
Plusieurs centres implantés dans les différents quartiers du Havre accueillent les activités proposées par l'association. Chacune des
activités n'est proposée que dans un seul centre.
Le tableau suivant récapitule les activités proposées dans chaque centre :
Activités proposées
Nom
du centre « Les Ormeaux » « Saint François »
Éveil musical
Aquarelle
Patchwork
Modelage, sculpture
Gymnastique
« Rouelles »
Step
Dessin
Échecs
« Graville »
Arts plastiques
Peinture à l'huile,
pastel acrylique
« La Remuée »
Poney
Le bureau dirigeant de l'association est composé d'une présidente, d'un trésorier, d'un secrétaire, d'un vice-président, d'un chargé de
communication, tous bénévoles. Une directrice, salariée, installée au centre « Les Ormeaux », coordonne l'activité de 50 salariés qui
assurent le fonctionnement de l'association. Dans chacun des cinq centres, un secrétaire assure le travail administratif (gestion des
inscriptions, relevé des présences, etc.).
L'association regroupe actuellement 2 000 adhérents et connaît un large succès : le nombre d'adhérents ne cesse d'augmenter d'année
en année. Porté par sa réussite, le bureau de l'association souhaite élargir son domaine d'activités en proposant une école de cirque. Il
vient d'obtenir récemment un agrément de la Fédération française de l'école du cirque (FFEC) pour son ouverture.
Chaque année, au mois de juin, l'association lance une campagne d'informations pour la rentrée de septembre par des publicités dans
ses différents centres et sur son site internet.
Pour les inscriptions, les familles se présentent dans le centre correspondant à l'activité choisie et au jour indiqué. Dès leur arrivée, un
dossier d'inscription à compléter leur est remis par le secrétaire au centre. Il doit être rempli avec soin avant d'accéder à la file d'attente.
Le temps d'attente des familles peut être très long et certaines sont parfois obligées de revenir le jour suivant pour valider l'inscription.
Cette organisation semble très lourde aux adhérents potentiels et en décourage quelques-uns. De plus, si une famille veut s'inscrire
dans deux centres différents, elle doit recommencer ces mêmes démarches auprès de chacun de ces deux centres. Finalement, dans
chaque centre, le secrétaire accueille la famille dans son bureau. À la réception du dossier, il en vérifie le contenu.
Chaque dossier doit comporter :
- le dossier d'inscription, lui-même complété et signé ;
- l'autorisation parentale datée et signée ;
- une fiche sanitaire dûment complétée et signée ;
- le certificat médical ;
- un chèque du montant de la cotisation.
Chaque centre a sa propre base de données gérée par un SGBDR bureautique.
Si le dossier est complet, le secrétaire saisit les données dans la base de données via une interface graphique. Il valide l'inscription et
attribue un numéro de dossier à l'adhérent qui lui permettra d'être reconnu facilement tout au long de l'année.
Si le dossier est incomplet, l'inscription ne peut pas être prise en compte. Le dossier n'est pas accepté et devra être à nouveau présenté
plus tard avec tous les documents nécessaires.
Repérer les dysfonctionnements du processus de gestion des inscriptions constatés par les adhérents, par l'association et par la secrétaire.
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