Les Carrés DCG - DCG 8 - Systèmes d'information de gestion - 7e - 145

Chapitre 5 - L'étude des processus de l'organisation
L'entreprise SURGAND possède un atelier de fabrication et un laboratoire où sont effectués les contrôles qualité et où sont développées
de nouvelles formules de fabrication. Une vaste gamme de produits est commercialisée auprès de la filière professionnelle (ébénistes,
antiquaires, restaurateurs de meubles anciens...) et à travers un réseau de distribution implanté sur l'ensemble du territoire français
et à l'étranger.
Les matières premières et les produits semi-finis entrant dans la composition des colorants, vernis et pâte à bois nécessitent un stockage
et une manipulation très stricts car ces produits sont souvent classés parmi les produits dangereux. Comme dans toutes les entreprises
chimiques, des textes règlementaires régissent les conditions de stockage, de transport et d'étiquetage des différents produits.
En plus de la vente des produits du catalogue, l'entreprise propose à ses clients une vente à la demande. Ce processus consiste à fabriquer
un produit spécifique sur commande du client. Pour se prémunir contre les défauts de paiement l'entreprise SURGAND demande
aux clients d'accompagner l'acceptation du devis d'un prépaiement.
Une grande partie des tâches administratives du processus relève de la responsabilité de l'assistante de gestion.
Interview de l'assistante de gestion : Valérie N
Q : Pourriez-vous m'expliquer les différentes étapes d'une vente à la demande ?
N : Je n'interviens pas immédiatement dans le processus. C'est Thierry, notre commercial, qui se charge de saisir les informations qui
composent la commande grâce au module de gestion commerciale de notre PGI. Afin d'établir le devis, il consulte l'ingénieur chimiste
puis il envoie le devis accompagné de la demande de prépaiement au client. Bien sûr toutes les demandes n'aboutissent pas : si un
produit n'est pas conforme, nous refusons la commande.
Comme le montre le schéma du processus (cf. Annexe 1), je n'interviens qu'au retour de devis. C'est là que je vérifie si celui-ci est
bien accepté et accompagné du prépaiement. Si tout est bon, j'imprime le bon de livraison, je le mets dans le casier de l'agent de
fabrication et j'envoie au client l'accusé de commande. Dans le cas contraire, je mets la commande en attente et je préviens le client
que son dossier n'est pas complet.
Q : Donc vous utilisez des outils informatiques pour toute l'activité de l'entreprise.
N : Oui et non. Beaucoup de tâches nécessitent un ordinateur, mais parfois il faut se déplacer car les fichiers ne sont pas tous accessibles
ou utilisables depuis n'importe quel poste de travail. Prenons les étiquettes des produits ; chaque produit a sa propre étiquette
et comprend des informations sur la dangerosité, des phrases décrivant les risques, des icônes... Or ces étiquettes sont imprimées à
partir d'un logiciel de mise en page qui n'est installé que sur mon poste. Si vous analysez le schéma du processus, vous verrez que les
demandes d'impression d'étiquette me sont transmises, ce qui occasionne souvent une perte de temps...
Nous en avons déjà parlé avec monsieur Kieffer, et nous pensons équiper l'atelier d'un poste informatique afin de pouvoir imprimer
directement les étiquettes sur place. Ceci aurait un autre avantage : nous pourrions remplacer les annotations sur le bon de livraison
par une saisie informatique pour le suivi et le contrôle qualité.
Q : D'accord. Et que devient le colis ? Comment faites-vous pour l'expédier ?
N : C'est là que j'interviens à nouveau. Je garde une copie du BL annoté et j'affrète un transporteur. Je vais vous montrer sur mon
ordinateur, j'ai un lien vers le site du transporteur qui me permet d'enregistrer directement chez eux le colis et ses caractéristiques.
Q : Quelles caractéristiques ?
N : Oh, là on rentre dans un domaine complexe ! Nous manipulons et expédions des produits chimiques... Donc des produits dangereux
! En plus des étiquettes des produits, il faut un étiquetage spécial pour le transport. Tout ça fait partie de la déclaration.
L'Annexe 1 décrit le processus actuel sous forme d'un schéma événement-résultat.
M. Alain Kieffer propose de réorganiser ce processus afin de confier l'impression des étiquettes directement à l'agent de fabrication
en charge de l'étiquetage des produits. Cette dernière opération nécessitera probablement une installation de moyens informatiques
appropriés, car l'atelier ne dispose pas d'ordinateur ni d'imprimante.
Pour faciliter la diffusion des maquettes des étiquettes et des autres documents, ceux-ci seront enregistrés, en plus du fichier original,
dans une version PDF.
Le processus de vente à la demande, la gestion documentaire est au cœur du système d'information de la société Surgand SA.
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