Les Carrés DCG - DCG 8 - Systèmes d'information de gestion - 7e - 162

PARTIE 2 - La structuration et le traitement de l'information dans les organisations
Annexe : Synthèse du rapport d'audit du système d'information global
[...] Organisation générale de TFS
Les sites bénéficient d'une autonomie en matière de politique d'approvisionnement et de choix des fournisseurs.
La comptabilité est centralisée sur le site de Maubeuge (le siège).
Les commandes spéciales sont uniquement traitées sur le site de Soissons (valorisation des demandes clients, livraison aux agences
commerciales...). Ce site dispose donc d'une certaine autonomie.
Le siège envoie par fax ou par courriel les standards de production (coûts unitaires préétablis, quantités de matières préétablies...) au
site de Soissons. M. LEGRAND saisit ces données sur le logiciel afin de mettre à jour la base de données de Soissons.
Les commandes sont prises sur des lieux géographiques très dispersés.
[...]
Notre analyse : l'autonomie du site de Soissons est à préserver car elle lui permet d'être flexible et réactif face à l'évolution des besoins
spécifiques des clients.
Mais il faut :
- permettre un pilotage centralisé avec notamment la définition des standards de production par le siège ;
- assurer la mise à jour régulière des données et leur communication rapide aux utilisateurs du site de Soissons ;
- garantir un accès sécurisé aux informations en fonction des besoins des utilisateurs.
[...] Traitement des commandes clients :
Le traitement des commandes (de la réception de la demande du client à la facturation) est un processus séquentiel qui implique une
multitude d'acteurs géographiquement dispersés.
Ce premier point génère de nombreux échanges d'informations par le biais de différents médias : fax, courriel, téléphone...
[...]
Notre analyse : Ces nombreux flux d'information, avec ressaisie dans les progiciels spécifiques (au niveau commercial, du bureau
d'étude, de la production et de la comptable), sont facteurs de risques d'erreur.
La solution informatique retenue doit respecter la nature séquentielle des différentes opérations de traitement des commandes tout en
garantissant le meilleur niveau de sécurité informatique et en minimisant le risque d'erreur lié à la ressaisie d'information.
[...] La gestion des commandes spéciales du site de Soissons
Les coûts préétablis unitaires sont déterminés par le site de Maubeuge (service des méthodes).
Les données proposées par le site de MAUBEUGE sont saisies sur les logiciels locaux (gestion de production, gestion commerciale).
La gestion des stocks n'est pas formalisée.
Notre analyse : une mise à jour plus régulière des coûts préétablis des matières est nécessaire. La mise en place d'une gestion des
stocks plus rigoureuse s'implique. Une centralisation des achats des matières serait souhaitable (négociation auprès des fournisseurs,
centralisation et partage des informations).
[...]
À l'aide du document fourni en annexe, en réponse aux recommandations du rapport d'audit du système
d'information global, proposer un type de progiciel en justifiant votre choix.
Correction
On peut proposer comme progiciels :
- un PGI composé de modules inspirés de la séquentialité des opérations (prise de commande, valorisation, production, facturation,
expédition, comptabilisation...) et tenant compte des logiques métier [avec pour support une base de données partagée] ;
- un workflow qui décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un processus, les délais, les
modes de validation, et fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche.
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