6 D. Respecter les durées de conservation des données personnelles 410. Pendant quelle durée (minimum ou maximum) certaines données RH peuvent-elles ou doivent-elles être conservées ? - La souplesse donnée par l'article 88 du RGPD à chaque État pour qu'il se dote de règles propres au traitement de données personnelles dans le cadre des relations de travail se traduit notamment par : * des réglementations imposant des durées de détention de certaines données sociales dérogeant souvent et parfois largement à la durée maximale de 2 ans habituellement prévue pour des données d'autres natures ; * des durées de conservation des données personnelles définies par et sous la responsabilité du responsable du traitement, hormis celles déjà fixées par les dispositions légales et réglementaires. À ce sujet, lorsque le responsable de traitement est en charge de définir la durée de conservation de certaines données, qui par principe doit être limitée, il doit le faire prendre en compte plusieurs lignes directrices imposées par le RGPD (v. en particulier l'article 5 du RGPD et son considérant 39). 411. Conditions de durée de conservation. - La durée de conservation des données personnelles doit tenir compte de la finalité du traitement pour fixer une durée « cohérente » et « justifiée », de propositions de durées de conservation formulées par la CNIL, de délibérations de la CNIL, de références sectorielles. 412. Cette durée se caractérise en 3 phases : * une conservation en base active (les données sont utilisées pour la finalité du traitement définie) ; * un archivage intermédiaire (les données sans être utilisées présente un intérêt de conservation administrative ou réglementaire) ; * un archivage définitif (la valeur ou l'intérêt des données le justifie). Remarque La CNIL propose différents outils en ligne pour aider à la définition des durées de conservation des données personnelles : - « Guide pratique : les durées de conservation » (version juillet 2020), 21 pages (Guide pratique : Les durées de conservation (cnil.fr). Remarque : il présente le cadre général de la question mais ne traite pas spécifiquement d'une application dans le domaine des ressources humaines. - Fiche intitulée « Les règles pour la gestion du personnel » (17 août 2023)19 . - « Référentiel : relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre aux fins de gestion du personnel » (version modifiée le 23 mai 2022), 18 pages (v. en particulier le tableau des pages 12 et 13). Référentiel - Gestion des ressources humaines (cnil.fr) 19. V. https://www.cnil.fr/fr/les-regles-pour-la-gestion-du-personnel 178http://www.cnil.fr http://www.cnil.fr https://www.cnil.fr/fr/les-regles-pour-la-gestion-du-personnel