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Chapitre 10 - L'e- mail
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■ Énoncés
a) Exercice 1
Améliorez l'e- mail suivant relatif aux consignes de réservation adressées à tout le personnel :
Un nouveau système de gestion des salles va bientôt être mis en place à partir du 25 avril 2024. En
attendant que le logiciel soit opérationnel, la réservation de salle se fera par envoi de formulaire.
Afin d'éviter qu'une salle soit réservée par deux personnes en même temps, la procédure de réservation
suivante devra être suivie.
Le fait de consulter le planning et de constater des créneaux libres ne signifie pas qu'ils le sont effectivement.
Quelqu'un les a peut- être réservés avant vous et la modification est peut- être en cours.
Donc pour éviter les conflits de réservation :
Compulser ce planning pour savoir si aux dates qui vous intéressent les ressources sont disponibles (salle,
matériel)
Remplissez le formulaire de réservation (un exemplaire électronique vous sera envoyé dans les prochains
jours) et remettez- le au secrétariat de Monsieur Duchemein au plus tard 1 semaine avant la date de
réservation.
Tant que la demande n'apparaît pas effectivement sur le planning, NE LA CONSIDÉREZ PAS COMME
EFFECTIVE.
Vous recevrez la réponse par intranet dans les 3 jours qui suivent votre demande
N'oubliez pas de mentionner la salle, l'horaire (matin et/ou après- midi), la date de réservation, le matériel
nécessaire.
Le fichier se nomme : planning salle.xls.
Merci pour votre aimable compréhension
b) Exercice 2
Il vous est demandé de transformer cette lettre en un e- mail plus lisible pour les agents :
Monsieur le Directeur,
Dans le cadre de la surveillance des installations, une inspection inopinée a eu lieu le lundi 31 janvier 2024.
Suite aux constatations faites, à cette occasion, par les inspecteurs, j'ai l'honneur de vous communiquer
ci- dessous la synthèse de l'inspection ainsi que les principales demandes et observations qui en résultent.
L'inspection inopinée du 31 janvier 2024 consistait à vérifier, par sondage, le respect de dispositions.
Cette inspection a principalement mis en évidence une insuffisance dans la prise en compte des exigences
en ce qui concerne l'étendue des contrôles que vous vous devez d'effectuer sur les matériels. Ce point a
fait l'objet d'un constat notable.
Je vous demande de finaliser un plan d'actions permettant de répondre à l'exigence de l'article 10-I de
l'arrêté du 7 novembre 2003, relative au bon état des conduits. Je vous demande d'identifier les appareils et
alarmes associées se trouvant sur tous les conduits et de définir, pour ceux- ci, un plan d'actions permettant
de répondre à l'exigence de contrôle de bon fonctionnement. Je vous demande d'identifier les appareils et
alarmes associées se trouvant sur toutes les canalisations. Je vous demande d'identifier les conduits dont
l'endommagement entraînerait un rejet direct à l'atmosphère, de par leur localisation.
Je vous demande de clarifier et formaliser votre programme de contrôle au moins annuel de l'étanchéité des
réservoirs de stockage. Je vous demande de me rendre compte des démarches que vous entreprenez pour
l'avancement de ce dossier. Je vous demande de justifier que votre stratégie de contrôle permet de visiter
entièrement la canalisation. Je vous demande d'expliquer les raisons du dysfonctionnement du portique de
la zone contrôlée et de préciser le programme de maintenance et de vérifications. Vous voudrez bien me
faire part de vos observations et réponses concernant ces points dans un délai qui n'excédera pas deux
mois. Pour les engagements et actions que vous seriez amené à prendre, je vous demande de bien vouloir
les identifier clairement et d'en préciser, pour chacun, l'échéance de réalisation.
Je vous prie d'agréer, Monsieur le Directeur, l'assurance de ma considération distinguée.
P/Le Directeur et par délégation,
Le Chef de la Division

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