3 Le pLan de L'e-maiL ou du sms L'e-mail ou le SMS professionnel présente une construction simple car son objectif est d'aller à l'essentiel. Cependant, on distingue : - l'e-mail ou le SMS court : il ne demande pas de développement car c'est une réponse à une demande (par exemple : une demande de documentation) ; - l'e-mail en forme de lettre : il développe une situation complexe qui nécessite une explication, une justification. COMMENT STRUCTURER VOTRE E-MAIL OU VOTRE SMS ? Pour bien structurer votre e-mail, posez-vous à chaque étape de sa rédaction, les questions suivantes : Étapes E-mail court ou SMS Appellation Fiche 4 Introduction Fiche 4 À qui je m'adresse ? Le présent : De quoi s'agit-il ? Le rappel du passé : Que s'est-il passé avant cet e-mail ? Le présent : De quoi s'agit-il ? Développement Fiche 5 Conclusion Fiche 6 Formules de politesse Fiche 7 Quel est l'objectif de mon e-mail ou de mon SMS ? 1. Qu'est-ce que je propose ? 2. Qu'est-ce que j'accepte ? 3. Qu'est-ce que je refuse ? 4. Qu'est-ce que je demande ou rappelle ? 5. Qu'est-ce que je fais comme concession ? Qu'est-ce que je souhaite transmettre à mon destinataire ? Quelle est la formule de politesse la mieux adaptée à cet e-mail ou cet SMS? À quoi sert votre signature ? - elle marque une certaine politesse ; - elle confirme votre présence ; - elle crée un lien de proximité avec votre destinataire. La signature Elle peut se présenter de deux façons : votre prénom et nom (Robert Menez) ou votre prénom et nom, suivis de votre fonction ou titre Robert Menez Directeur des ventes Faites-les suivre dans la mesure du possible de votre numéro de téléphone, des coordonnées de votre société, de votre fax... E-mail ou SMS en forme de lettre Le plan de l'e-mail ou du SMS