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III. Planifier
Dans votre organisation du travail, ce dernier doit être planifié, c'est-à-dire
décomposé en étapes, dans un ordre donné, accompagné de délais déterminés.
Vous êtes le garant de son bon respect ! Assurez-vous que vos collaborateurs
ont les moyens de répondre au planning fixé. Conseillez-les dans leur gestion
du temps et distinguez ensemble les tâches prioritaires des autres ; aidez-les à
réduire les actions chronophages peu importantes.
Pour optimiser votre planning, il est possible de procéder ainsi :
- étape 1 : diagnostiquer les processus existants, ainsi que les compétences
individuelles et collectives ;
- étape 2 : lister les pistes d'amélioration réalisables, puis retenez celles qui
présentent le plus d'avantages et le moins d'inconvénients par rapport
aux autres. Il peut s'agir, par exemple, de modifier la répartition des
tâches ou revoir les délais ;
- étape 3 : informer les collaborateurs concernés par les modifications, puis
suivez leur application.
Le reporting est un bon outil de gestion pour le suivi du travail. Il consiste, sous
forme papier ou informatique, à présenter l'avancement des activités d'un
agent ou d'un service à intervalles réguliers. Il est tout aussi utile pour le manager
que pour ses collaborateurs ou sa hiérarchie : il rend compte du travail
de chacun tout en le replaçant au cœur de la stratégie de l'entité. Attention,
cet outil doit être une source de gain de temps pour vos collaborateurs qui
participeront à sa contribution pour leurs parties respectives et non l'inverse.
Par exemple, si les chiffres clés de l'activité de votre service y figurent, l'ensemble
de vos agents sera en mesure de les communiquer rapidement et avec
fiabilité en cas de demande.
IV. Déléguer
La délégation consiste à transmettre à l'un de vos collaborateurs une mission,
fonction, activité ou tâche nouvelle pour lui. Lors d'une délégation, le manager
évalue l'agent sur l'atteinte du résultat escompté sans intervenir dans le
processus de gestion de celui-ci ! En effet, si vous donnez de nouvelles responsabilités
à l'un de vos collaborateurs, c'est parce que vous savez qu'il en a la
compétence et que vous avez confiance en lui.
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