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DCG 12 - Anglais appliqué aux affaires
Writing a memo
Le mémo ou mémorandum est une note interne d'entreprise. Il ne s'adresse donc pas à des personnes externes à l'organisation
; à l'origine c'était un document papier mis dans les boîtes aux lettres de courrier interne à l'entreprise.
La différence de format avec la lettre concerne l'en-tête du document (qui a été reprise dans le format de messages
électroniques) et le fait que le ton puisse être moins formel que dans une lettre puisque distribué au sein d'une même
organisation. La rédaction pourra être « directe » pour faire un simple rappel et le ton pourra être plus directif pour un
rappel à l'ordre.
MEMO
Le mémo commencera toujours avec le titre MEMO / MEMORANDUM centré ou aligné à gauche.
Les quatre informations d'en-tête, ou header, sont alignées à gauche et séparées du corps du mémo par un trait. On
peut commencer par le From ou le To.
From: HR Manager [Le plus souvent un expéditeur est identifié, mais il peut être présenté avec un simple titre. Le nom
de la société n'a pas à figurer dans l'identification de la personne puisqu'il est déjà connu. Ce type de note est souvent
émis par le service RH pour l'ensemble du personnel, mais c'est un exemple.]
To: Accounting department (staff), all staff members, all employees [Le destinataire peut être un service entier ou toute
l'entreprise mais concerne rarement une seule personne (que l'on peut voir en face à face).]
Date: [La date suit, ici, un format britannique ou américain. Le mois peut figurer en chiffres de cette façon « 14/03/2024 »
au format UK ou avec le mois d'abord « 03/14/2024 » au format US.]
Subject: [Le sujet concernera une organisation en particulier pour organiser une réunion, informer de changements...
Cet en-tête est parfois suivi d'un long trait, non attendu à l'examen.]
Le memo n'a pas à être suivi d'un titre, sauf si l'on veut insister sur ce point, puisque le sujet a déjà été énoncé. On peut
directement commencer la rédaction, avec ou sans opening salutations, qui comprend en général trois paragraphes :
1. Le premier paragraphe explique l'objectif de la note :
- We are pleased/ sorry (nous sommes ravis/nous avons le regret) to announce that ...
2. Le deuxième paragraphe apporte des informations de contexte ou des explications :
- Further to ..., we have decided to ... : suite à ..., nous avons décidé de ...
- As of March 1st
, 2024, we will enforce this new policy : cette nouvelle politique sera appliquée à compter du 1er
mars 2024
3. Le troisième paragraphe inclut des exigences, rappels et demandes :
- I would appreciate your cooperation during this time : j'apprécierais votre coopération pendant cette période
- Please kindly (aimablement) signify your consent to these terms and conditions : veuillez signifier votre consentement
à ces termes et conditions.
Salutation : [le mémo n'incluera pas obligatoirement de salutation, ou alors « Regards » puisque l'on connaît les interlocuteurs
internes à l'entreprise.]
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